Nuryanti: Komunikasi dan Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis

Minggu, 28 Februari 2010

Komunikasi dan Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis

Diposting oleh nuryanti blogspot di 07.28

KOMUNIKASI DAN PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

OLEH : NURYANTI

A. Latar Belakang dan Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis

1 a. Latar Belakang Penyelenggaraan Komunikasi dengan Pasar

Dengan timbulnya situasi Economic of relatif plenty, dewasa ini setiap pengusaha harus berusaha untuk dapat menutup jurang yang terbentang antara produsen dengan masyarakat konsumen selaku calon pembeli atau pemakai barang atau jasa yang dihasilkannya. Menjadi tugas dan tanggung jawabnya selaku seorang pengusaha untuk selalu dapat mempengaruhi besarnya permintaan akan barang hasil produksi perusahaannya, selalu berusaha untuk mencari pembeli dan pemakai barang yang dihasilkannya. Sebagai pengusaha, ia harus memberitakan penyempurnaaan-penyempurnaan produksi yang telah dicapainya, dimana barang yang dihasilkannya dapat diperoleh masyarakat konsumen dan lain senbagainya. Atau dengan perkataan lain, setiap pengusaha harus selalu memelihara konsumen dengan pasar.

Penyelenggara komunikasi dengan pasar, merupakan suatu syarat mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar-besaran yang ditujukan kepada kepada para konsumen yang tidak dikenalnya. Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar juga berarti suatu syarat mutlak bagi setiap pengusaha yang ingin menjamin kelangsungan hidup perusahaannya dan terus maju berkembang.

Dalam lingkungan bisnis, ada aneka sarana komunikasi perdagangan yang dapat dipergunakan para pengusaha untuk berkomunikasi dengan masyarakat konsumen. Sarana-sarana komunikasi perdagangan yang tersedia antara lain adalah dalam wujud pengiriman surat, pengiriman kawat, percakapan telepon, kunjungan pribadi, dan lain-lain.

Jenis-jenis sarana komunikasi perdagangan yang disebutkan tadi hanya sesuai bilamana dipergunakan dalam daerah pemasaran barang dan jasa yang ruang lingkupnya terbatas.

Untuk berkomunikasi dalam suatu daerah pemasaran yang sangat luas, dimana calon konsumen kita jumlahnya beribu-ribu bahkan mungkin mencapai jutaan atau puluhan juta orang, kita memerlukan sarana komunikasi pemasaran khusus seperti periklanan. Karena periklanan dalam rangkaian usaha yang dilakukan setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang bidang geraknya justru terletak dalam bidang komunikasi massa.

2 a. Konsep Dasar dan Peranan Komunikasi

Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam konunikasi.
Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan berantakan. Misalnya bila dalan suatu sekolah kepala sekolah tidak memberi informasi kepada guru-guru mengenai kapan sekolah dimulai sesudah libur semester dan apa bidang studi yang harus diajarkan oleh masing-masing guru, maka besar kemungkinannya guru tidak dating mengajar. Skibatnya, murid-murid tidak belajar. Hal ini menjadikan sekolah tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dari contoh itu kelihatan, bahwa dengan kelupaan memberi informasi saja sudah memberikan efek yang lebih besar bagi sekolah. Karena pentingnya komunikasi dalam organisasi maka perlu menjadi perhatian pengelola agar dapat membantu dalam pelaksanaan tugasnya Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka (Kohler 1981). Untuk memahami komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi. Karena itu, pada bab 1 ini disajikan dahulu konsep-konsep dasar komunikasi seperti definisi komunikasi, model komunikasi, komponen dasar komunikasi dan prinsip-prinsip komunikasi.

3 a. Tujuan Komunikasi

Komunikasi merupakan sesuatu yang sangat pokok dalam setiap hubungan seseorang dengan orang lain, begitu pula dalam suatu organisasi terjadinya komunikasi tentunya mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Tujuan – tujuan dari komunikasi tersebut antara lain :

Menentapkan dan menyebarkan maksud dari suatu kegiatan.
Untuk mempengaruhi sikap dan perilaku orang-orang secara individu maupun kelompok-kelompok di dalam suatu organisasi
Mengembangkan rencana-rencana untuk mencapai tujuan.
Mengorganisasikan sumber-sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti efektif dan efisien.
Memilih, mengembangkan, menilai anggota di dalam komunikasi tersebut.
Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan suatu iklim kerja di mana setiap orang mau memberikan kontribusi.

Tujuan komunikasi data :

Pengiriman data dalam jumlah besar dan efisien.
Penggunaan sistem komputer dan alat pendukung secara bersamaan.
Menggunakan sistem komputer secara terpusat/tersebar.
Mempermudah pengolahan dan pengaturan data.
Mendapatkan data secara langsung dari sumbernya.
Mempercepat penyebaran informasi.

Operasi komunikasi data :

Pengumpulan data/data collection.
Pertukaran informasi/information exchange.
Menyimpan dan mengambil data/data storage and access.
Time sharing.
Program to program communications.
Remote computing.

4 a. Komponen-komponen Komunikasi

a. Lingkungan komunikasi

lingkungan (konteks) komunikasi setidak-tidaknya memiliki tiga dimensi:

1. Fisik, adalah ruang dimana komunikasi berlangsung yang nyata atau berwujud. Sosial-psikoilogis, meliputi, misalnya tata hubungan status di antara mereka yang terlibat, peran yang dijalankan orang, serta aturan budaya masyarakat di mana mereka berkomunikasi. Lingkungan atau konteks ini juga mencakup rasa persahabatan atau permusuhan, formalitas atau informalitas, serius atau senda gurau, Temporal (waktu), mencakup waktu dalam hitungan jam, hari, atau sejarah dimana komunikasi berlangsung. Ketiga dimensi lingkungan ini saling berinteraksi; masing-masing mempengaruhi dan dipengaruhi oleh yang lain. Sebagai contoh, terlambat memenuhi janji dengan seseorang (dimensi temporal), dapat mengakibatkan berubahnya suasana persahabatan-permusuhan (dimensi sosial-psikologis), yang kemudian dapat menyebabkan perubahan kedekatan fisik dan pemilihan rumah makan untuk makan malam (dimensi fisik). Perubahan-perubahan tersebut dapat menimbulkan banyak perubahan lain. Proses komunikasi tidak pernah statis.

b.Sumber-Penerima

Kita menggunakan istilah sumber-penerima sebagai satu kesatuan yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa setiap orang yang terlibat dalam komunikasi adalah sumber (atau pembicara) sekaligus penerima (atau pendengar). Anda mengirimkan pesan ketika anda berbicara, menulis, atau memberikan isyarat tubuh. Anda menerima pesan dengan mendengarkan, membaca, membaui, dan sebagainya.

Tetapi, ketika anda mengirimkan pesan, anda juga menerima pesan. Anda menerima pesan anda sendiri (anda mendengar diri sendiri, merasakan gerakan anda sendiri, dan melihat banyak isyarat tubuh anda sendiri) dan anda menerima pesan dari orang lain (secara visual, melalui pendengaran, atau bahkan melalui rabaan dan penciuman). Ketika anda berbicara dengan orang lain, anda memandangnya untuk mendapatkan tanggapan (untuk mendapatkan dukungan, pengertian, simpati, persetujuan, dan sebagainya). Ketika anda menyerap isyarat-isyarat non-verbal ini, anda menjalankan fungsi penerima.

c.Enkoding-Dekoding

Dalam ilmu komunikasi kita menamai tindakan menghasilkan pesan (misalnya, berbicara atau menulis) sebagai enkoding (encoding). Dengan menuangkan gagasan-gagasan kita ke dalam gelombang suara atau ke atas selembar kertas, kita menjelmakan gagasan-gagasan tadi ke dalam kode tertentu. Jadi, kita melakukan enkoding.

Kita menamai tindakan menerima pesan (misalnya, mendengarkan atau membaca) sebagai dekoding (decoding). Dengan menerjemahkan gelombang suara atau kata-kata di atas kertas menjadi gagasan, anda menguraikan kode tadi. Jadi, anda melakukan dekoding. Oleh karenanya kita menamai pembicara atau penulis sebagai enkoder (encoder), dan pendengar atau pembaca sebagai dekoder (decoder). Seperti halnya sumber-penerima, kita menuliskan enkoding-dekoding sebagai satu kesatuan yang tak terpisahkan untuk menegaskan bahwa anda menjalankan fungsi-fungsi ini secara simultan. Ketika anda berbicara (enkoding), anda juga menyerap tanggapan dari pendengar (dekoding).

d.Kompetensi Komunikasi

Kompetensi komunikasi mengacu pada kemampuan anda untuk berkomunikasi secara efektif (Spitzberg dan Cupach, 1989). Kompetensi ini mencakup hal-hal seperti pengetahuan tentang peran lingkungan (konteks) dalam mempengaruhi kandungan (content) dan bentuk pesan komunikasi (misalnya, pengetahuan bahwa suatu topik mungkin layak dikomunikasikan kepada pendengar tertentu di lingkungan tertentu, tetapi mungkin tidak layak bagi pendengar dan lingkungan yang lain). Pengetabuan tentang tatacara perilaku nonverbal (misalnya kepatutan sentuhan, suara yang keras, serta kedekatan fisik) juga merupakan bagian dari kompetensi komunikasi.

Dengan meningkatkan kompetensi anda, anda akan mempunyai banyak pilihan berperilaku. Makin banyak anda tahu tentang komunikasi (artinya, makin tinggi kompetensi anda), makin banyak pilihan, yang anda punyai untuk melakukan komunikasi sehari-hari. Proses ini serupa dengan proses mempelajari perbendaharaan kata: Makin banyak kata anda ketahui (artinya, makin tinggi kompetensi perbendaharaan kata anda), makin banyak cara yang anda miliki untuk mengungkapkan diri.

e.Pesan

Pesan komunikasi dapat mempunyai banyak bentuk. Kita mengirimkan dan menerima pesan ini melalui salah satu atau kombinasi tertentu dari panca indra kita. Walaupun biasanya kita menganggap pesan selalu dalam bentuk verbal (lisan atau tertulis), ini bukanlah satu-satunya jenis pesan. Kita juga berkomunikasi secara nonverbal (tanpa kata). Sebagai contoh, busana yang kita kenakan, seperti juga cara kita berjalan, berjabatan tangan, menggelengkan kepala, menyisir rambut, duduk, dan. tersenyum. Pendeknya, segala hal yang kita ungkapkan dalam melakukan komunikasi

f.Saluran

Saluran komunikasi adalah media yang dilalui pesan. Jarang sekali komunikasi berlangsung melalui hanya satu saluran, kita menggunakan dua, tiga, atau empat saluran yang berbeda secara simultan. Sebagai contoh, dalam interaksi tatap muka kita berbicara dan mendengarkan (saluran suara), tetapi kita juga memberikan isyarat tubuh dan menerima isyarat ini secara visual (saluran visual). Kita juga memancarkan dan mencium bau-bauan (saluran olfaktori). Seringkali kita saling menyentuh, ini pun komunikasi (saluran taktil)

g.Umpan Balik

Umpan balik adalah informasi yang dikirimkan balik ke sumbernya. Umpan balik dapat berasal dari anda sendiri atau dari orang lain. Dalam diagram universal komunikasi tanda panah dari satu sumber-penerima ke sumber-penerima yang lain dalam kedua arah adalah umpan balik. Bila anda menyampaikan pesan misalnya, dengan cara berbicara kepada orang lain anda juga mendengar diri anda sendiri. Artinya, anda menerima umpan balik dari pesan anda sendiri. Anda mendengar apa yang anda katakan, anda merasakan gerakan anda, anda melihat apa yang anda tulis.

Selain umpan balik sendiri ini, anda menerima umpan balik dari orang lain. Umpan balik ini dapat datang dalam berbagai bentuk: Kerutan dahi atau senyuman, anggukan atau gelengan kepala, tepukan di bahu atau tamparan di pipi, semuanya adalah bentuk umpan balik.

h.Gangguan

Gangguan (noise) adalah gangguan dalam komunikasi yang mendistorsi pesan. Gangguan menghalangi penerima dalam menerima pesan dan sumber dalam mengirimkan pesan. Gangguan dikatakan ada dalam suatu sistem komunikasi bila ini membuat pesan yang disampaikan berbeda dengan pesan yang diterima.

Gangguan ini dapat berupa gangguan fisik (ada orang lain berbicara), psikologis (pemikiran yang sudah ada di kepala kita), atau semantik (salah mengartikan makna). Tabel dibawah menyajikan ketiga macam gangguan ini secara lebih rinci.

Gangguan dalam komunikasi tidak terhindarkan. Semua komunikasi mengandung gangguan, dan walaupun kita tidak dapat meniadakannya samasekali, kita dapat mengurangi gangguan dan dampaknya. Menggunakan bahasa yang lebih akurat, mempelajari keterampilan mengirim dan menerima pesan nonverbal, serta meningkatkan keterampilan mendengarkan dan menerima serta mengirimkan umpan balik adalah beberapa cara untuk menanggulangi gangguan.

i.Efek Komunikasi

Komunikasi selalu mempunyai efek atau dampak atas satu atau lebih orang yang terlibat dalam tindak komunikasi. Pada setiap tindak komunikasi selalu ada konsekuensi. Sebagai contoh, anda mungkin memperoleh pengetahuan atau belajar bagaimana menganalisis, melakukan sintesis, atau mengevaluasi sesuatu; ini adalah efek atau dampak intelektual atau kognitif. Kedua, anda mungkin memperoleh sikap baru atau mengubah sikap, keyakinan, emosi, dan perasaan anda; ini adalah dampak afektif. Ketiga, anda mungkin memperoleh cara-cara atau gerakan baru seperti cara melemparkan bola atau melukis, selain juga perilaku verbal dan noverbal yang patut; ini adalah dampak atau efek psikomotorik.

j.Etik dan Kebebasan Memilih

Karena komunikasi mempunyai dampak, maka ada masalah etik di sini. Karena komunikasi mengandung konsekuensi, maka ada aspek benar-salah dalam setiap tindak komunikasi. Tidak seperti prinsip-prinsip komunikasi yang efektif, prinsip-prinsip komunikasi yang etis sulit dirumuskan. Seringkali kita dapat mengamati dampak komunikasi, dan berdasarkan pengamatan ini, merumuskan prinsip-prinsip komunikasi yang efektif. Tetapi, kita tidak dapat mengamati kebenaran atau ketidakbenaran suatu tindak komunikasi. Dimensi etik dari komunikasi makin rumit karena etik begitu terkaitnya dengan falsafah hidup pribadi seseorang sehingga sukar untuk menyarankan pedoman yang berlaku bagi setiap orang. Meskipun sukar, pertimbangan etik tetaplah merupakan bagian integral dalam setiap tindak komunikasi. Keputusan yang kita ambil dalam hal komunikasi haruslah dipedomani oleh apa yang kita anggap benar di samping juga oleh apa yang kita anggap efektif. Apakah komunikasi itu etis atau tidak etis, landasannya adalah gagasan kebebasan memilih serta asumsi bahwa setiap orang mempunyai hak untuk menentukan pilihannya sendiri. Komunikasi dikatakan etis bila menjamin kebebasan memilih seseorang dengan memberikan kepada orang tersebut dasar pemilihan yang akurat. Komunikasi dikatakan tidak etis bila mengganggu kebebasan memilih seseorang dengan menghalangi orang tersebut untuk mendapatkan informasi yang relevan dalam menentukan pilihan. Oleh karenanya, komunikasi yang tidak etis adalah komunikasi yang memaksa seseorang (1) mengambil pilihan yang secara normal tidak akan dipilihnya atau (2) tidak mengambil pilihan yang secara normal akan dipilihnya. Sebagai contoh, seorang pejabat rekruting perusahaan mungkin saja membesar-besarkan manfaat bekerja di Perusahaan X dan dengan demikian mendorong anda untuk menentukan pilihan yang secara normal tidak akan anda ambil (jika saja anda mengetahui fakta-fakta sebenarnya). Dalam etik yang didasarkan atas kebebasan memilih ini, ada beberapa persyaratan. Kita mengasumsikan bahwa orang-orang ini sudah cukup umur dan berada dalam kondisi mental yang memungkinkan mereka melaksanakan pilihan secara bebas. Selanjutnya, kita mengasumsikan bahwa kebebasan memilih dalam situasi mereka tidak akan menghalangi kebebasan memilih orang lain. Sebagai contoh, anak-anak berusia 5 atau 6 tahun tidak akan siap untuk menentukan pilihan sendiri (memilih menu mereka sendiri, memilih waktu untuk tidur, memilih jenis obat), sehingga harus ada orang lain yang melakukannya untuk mereka. Begitu juga, seseorang yang menderita keterbelakangan mental membutuhkan orang lain untuk mengambilkan keputusan tertentu bagi mereka.

Di samping itu, situasi lingkungan kehidupan seseorang dapat membatasi kebebasan memilih ini. Sebagai contoh, anggota tentara seringkali harus melepaskan kebebasan memilih dan makan nasi bungkus, bukan roti keju, mengenakan seragam militer, bukan jins, lari pagi, bukan tidur. Dengan menjadi tentara, seseorang setidak-tidaknya harus melepaskan sebagian hak mereka untuk menentukan pilihan sendiri. Akhirnya, kebebasan memilih yang kita miliki tidak boleh menghalangi orang lain untuk menentukan pilihan mereka sendiri. Kita tidak bisa membiarkan seorang pencuri memiliki kebebasan untuk mencuri, karena dengan memberikan kebebasan ini kita menghalangi korban pencurian untuk menikmati kebebasan memilih mereka—hak untuk memiliki barang dan hak untuk merasa aman dalam rumah mereka.

5 a. Komunikasi Tatap Muka

Strategi komunikasi yang dilakukan oleh Customer Service yaitu memakai komunikasi tatap muka, yaitu metode penyampaian pesan yang dilakukan oleh Customer Service dengan pelanggan yang mengajukan klaim pulsa secara langsung. Komunikator sebelum melancarkan pesan terlebih dahulu melakukan perencaaan terlebih dahulu. Dengan adanya perencanaan komunikasi terlebih dahulu sehingga akan tercipta sasana komunikasi dialogis dan harmonis, karena adanya saling pemahaman antara Customer Service dengan pelanggan yang menagajukan klaim pulsa. Menurut responden walaupun sudah ada perencanaan terlebih dahulu adakalanya perencanaan dari strategi tersebut muncul sebab berdasarkan realita pelanggan yang mengajukan klaim pulsa adalah berasal dari latar belakang dan permasalahan klaim pulsa yang berbeda-beda sehingga akan berpengaruh pada proses komunikasi yang dijalankan. Customer Service lebih dominan memakai komunikasi interpersonal dengan strategi kendali katalisator dan strategi kembar siam dari pada strategi wortel terayu, pedang tergantung dan strategi pedang tergantung. Sebab strategi katalisator adalah merupakan metode yang menjadi individu berbuat berdarakan atas kesadara sendiri tanpa adanya unsur pemaksaan dari komunikator. Strategi kembar siam sendiri merupaka strategi hasil dari satu hubungan yang telah terbina (hasil dari strategi katalisator), dimana kedua belah pihak sama-sama saling membutuhkan, terlebih bagi Telkom sebab selama ini pelanggan merupakan aset terpenting. Sedangkan pada strategi lain cenderung adanya suatu pemaksaan kehendak, hukuman, hadiah atau Reward bagi pelanggan yang berbuat sesuai dengan keinginann komunikator serta unsur khayalan (harapan yang berlebihan dari komunikator guna memperoleh tangggapan yang positif sedangkan hasil yang dieroleh belum tentu sesuai dengan harapan), sehingga strategi tersebut tidak relefan jika dipergunakan Customer Service dalam mengasi klaim pulsa dari pelanggan. Hasil dari analisa penelitian dapat diketahui bahwa Komunikasi melalui tatap muka lebih efektif bagi Customer Service dalam menyampaikan pesan dari pada melalui media lain termasuk Telepon. Sebab dengan melalui komunikasi tatap muka akan tercipta suasana dialogis dan dapat diketahui secara langsung umpan balik dari pelanggan yang mengajukan klaim pulsa.

B. Macam-Macam Komunikasi

1 b. Komunikasi Menurut Cara Penyampaian

Berdasarkan cara penyampaian informasi, bentuk komunikasi dapat kita bedakan,antara lain :

Komunikasi dari titik ke titik/point to point communications, dikenal juga dengan sistem telekomunikasi.
Komunikasi dengan cara Broadcassting, adalah dari satu titik ke banyak titik.

Hal-hal penting pada sistem komunikasi :

Berita/informasi haruslah dapat dimengerti oleh penerima.
Karakteristik sistem komunikasi.
Derau/gangguan.

Teknik penyambungan : Circuit switching.

Message switching.

Pengolahan data : Adalah pengolahan data dengan menggunakan mesin/komputer..

Komunikasi data :Merupakan komunikasi dari mesin ke mesin/komputer ke komputer, dengan menggunakan proses pengiriman data menggunakan saluran telekomunikasi.

Jadi, pengertian dari Komunikasi data adalah proses pengiriman informasi(data) yang telah diolah dalam bentuk kode tertentu yang disepakati melalui media listrik / elektronik dari titik ke titik yang lainnya.

Komponen dasar komunikasi data :

DTE : Data Terminal Equipment.
DCE : Data Communication Equipment.

Komuikasi data dapat melakukan sesuatu dalam waktu bersamaan, antara lain :

Pengumpulan dan persiapan data.
Pengolahan data.
Distribusi data.

2 b. Komunikasi Menurut Perilaku

Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadi secara otomatis, sehingga di pengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang. Menurut perilaku, komuniaksi dapat dibedakan menjadi:

Komunikasi formal

Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi / perusahaan yang tata caranya telah di atur dalam struktur organisasinya, misalnya rapat kerja,kerja perusahaan, konferensi,seminar dan sebagainya.

Komunikasi Informal

Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak di tentukan dalam struktur organsasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi atau perusahaan, misalnya kabar burung,desas desus dan sebagainya.

Komunikasi Nonformal

Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat tentang ulang tahun perusahaan, dan sebagainya.

Maka dapat diketahui bahwa komunikasi formal,informal,nonformal saling berhubungan, dimana komunikasi nonformal merupakan jembatan antara komunikasi formal dengan komunikasi informal yang dapat memperlancar penyelesaian tugas resmi, serta dapat mengarahkan komunikasi informal kepada komunikasi formal.

3 b. Komunikasi Menurut Maksud Komunikasi

Bila diperhatikan dengan seksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila terdapat inisiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebih banyak ditentukan oleh komunikator tersebut. Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut:

Berpidato
Memberi ceramah
Memberi prasaran
Wawancara
Memberi perintah atau tugas

Dengan demikian jelas bahwa inisiatif komunikator menjadi faktor penentu, demikian pula kemampuan komunikator tersebutlah yang memegang peranan keberhasilan proses komunikasinya.

4 b. Komunikasi Menurut Ruang Lingkup

Pokok bahasan ruang lingkup komunikasi membahas mengenai definisi komunikasi dan karakteristik komunikasi.

RUANG LINGKUP KOMUNIKASI

Pada sesi pertama sudah dijelaskan mengenai pemahaman komunikasi baik sebagi proses social, peristiwa, ilmu dan ketrampilan. Setiap berbicara istilah komunikasi diharapkan kita mempunyai pemahaman yang sama, berada pada lingkup yang sama. Untuk itu memahami definisi dan karakteristik komunikasi sangat perlu, agar tidak keluar dari ruang lingkup pengertian komunikasi.

1. DEFINISI KOMUNIKASI

Istilah komunikasi dari bahasa Inggris communication, dari bahasa latin communicatus yang mempunyai arti berbagi atau menjadi milik bersama, komunikasi diartikan sebagai proses sharing diantara pihak-pihak yang melakukan aktifitas komunikasi tersebut.

Menurut lexicographer (ahli kamus bahasa), komunikasi adalah upaya yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan. Jika dua orang berkomunikasi maka pemahaman yang sama terhadap pesan yang saling dipertukarkan adalah tujuan yang diinginkan oleh keduanya. Webster’s New Collegiate Dictionary edisi tahun 1977 antara lain menjelaskan bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi diantara individu melalui sistem lambang-lambang, tanda-tanda atau tingkah laku.

Ilmu komunikasi sebagai ilmu pengetahuan sosial yang bersifat multidisipliner, tidak bisa menghindari perspektif dari beberapa ahli yang tertarik pada kajian komunikasi, sehingga definisi dan pengertian komunikasi menjadi semakin banyak dan beragam. Masing-masing mempunyai penekanan arti, cakupan, konteks yang berbeda satu sama lain, tetapi pada dasarnya saling melengkapi dan menyempurnakan makna komunikasi sejalan dengan perkembangan ilmu komunikasi.

Menurut Frank E.X. Dance dalam bukunya Human Communication Theory terdapat 126 buah definisi tentang komunikasi yang diberikan oleh beberapa ahli dan dalam buku Sasa Djuarsa Sendjaja Pengantar Ilmu Komunikasi dijabarkan tujuh buah definisi yang dapat mewakili sudut pandang dan konteks pengertian komunikasi. Definisi-definisi tersebut adalahs ebagai berikut:

Komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak).Hovland, Janis & Kelley:1953
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain. Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka dan lain-lain. Berelson dan Stainer, 1964
Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan akibat apa atau hasil apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?) Lasswell, 1960.
Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari yang semula dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih. Gode, 1959
Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego. Barnlund, 1964
Komunikasi adalah suatu proses yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lainnya dalam kehidupan. Ruesch, 1957
Komunikasi adalah seluruh prosedur melalui mana pikiran seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya. Weaver, 1949

Kita lihat dari beberapa definisi tersebut saling melengkapi. Definisi pertama menjelaskan penyampaian stimulus hanya dalam bentuk kata-kata dan pada definisi kedua penyampaian stimulus bisa berupa simbol-simbol tidak hanya kata-kata tetapi juga gambar, angka dan lain-lain sehingga yang disampaikan bisa lebih mewakili yaitu termasuk gagasan, emosi atau keahlian.

Definisi pertama dan kedua tidak bicara soal media atau salurannya, definisi ke tiga dari lasswell melengkapinya dengan komponen proses komunikasi secara lebih lengkap. Pengertian ke-empat dan seterusnya memahami komunikasi dari konteks yang berbeda menghasilkan pengertian komunikasi yang menyeluruh mewakili fungsi dan karakteristik komunikasi dalam kehidupan manusia. Ke-tujuh definisi tersebut di atas menunjukkan bahwa komunikasi mempunyai pengertian yang luas dan beragam. Masing-masing definisi mempunyai penekanannya dan konteks yang berbeda satu sama lainnya.

Definisi komunikasi secara umum adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang dan atau di antara dua atau lebih dengan tujuan tertentu. Definisi tersebut memberikan beberapa pengertian pokok yaitu komunikasi adalah suatu proses mengenai pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan.

Setiap pelaku komunikasi dengan demikian akan melakukan empat tindakan: membentuk, menyampaikan, menerima, dan mengolah pesan. Ke-empat tindakan tersebut lazimnya terjadi secara berurutan. Membentuk pesan artinya menciptakan sesuatu ide atau gagasan. Ini terjadi dalam benak kepala seseorang melalui proses kerja sistem syaraf. Pesan yang telah terbentuk ini kemudian disampaikan kepada orang lain. Baik secara langsung ataupun tidak langsung. Bentuk dan mengirim pesan, seseorang akan menerima pesan yang disampaikan oleh orang lain. Pesan yang diterimanya ini kemudian akan diolah melalui sistem syaraf dan diinterpretasikan. Setelah diinterpretasikan, pesan tersebut dapat menimbulkan tanggapan atau reaksi dari orang tersebut. Apabila ini terjadi, maka si orang tersebut kembali akan membentuk dan menyampaikan pesan baru. Demikianlah ke –empat tindakan ini akan terus-menerus terjadi secara berulang-ulang.

Pesan adalah produk utama komunikasi. Pesan berupa lambang-lambang yang menjalankan ide/gagasan, sikap, perasaan, praktik atau tindakan. Bisa berbentuk kata-kata tertulis, lisan, gambar-gambar, angka-angka, benda, gerak-gerik atau tingkah laku dan berbagai bentuk tanda-tanda lainnya. Komunikasi dapat terjadi dalam diri seseorang, antara dua orang, di antara beberapa orang atau banyak orang. Komunikasi mempunyai tujuan tertentu. Artinya komunikasi yang dilakukan sesuai dengan keinginan dan kepentingan para pelakunya.

KARAKTERISTIK KOMUNIKASI

Memahami pengertian komunikasi dapat diawali dengan memahami beberapa karakteristik dari komunikasi yaitu :

Komunikasi adalah suatu proses, Komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan dan bertahap serta berkaitan satu sama lain dalam kurun waktu tertentu. Sebagai suatu proses, komunikasi tidak statis tetapi dinamis yang selalu mengalami perubahan dan berlangsung terus-menerus. Proses komunikasi melibatkan banyak factor atau unsure. Factor-faktor tersebut antara lain pelaku atau peserta, pesan (meliputi bentuk, isi, dan cara penyajiannya), saluran atau alat yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan, waktu, tempat, hasil atau akibat yang terjadi, serta situasi atau kondisi pada saat berlangsungnya proses komunikasi.

Komunikasi adalah upaya yang disengaja dan punya tujuan Komunikasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara sadar, disengaja serta sesuai dengan tujuan atau keinginan dari pelakunya. Sadar dalam arti kegiatan komunikasi yang dilakukan seseorang sepenuhnya berada dalam kondisi mental psikologis yang terkendalikan atau terkontrol bukan dalam keadaan mimpi. Disengaja artinya komunikasi yang dilakukan memang sesuai dengan kemauan dari pelakunya dan tujuan menunjuk pada hasil atau akibat yang ingin dicapai. Tujuan komunikasi mencakup banyak hal dan tergantung keinginan atau harapan dari masing-masing pelakunya.

Komunikasi menuntut adanya partisipasi dan kerjasama dari para pelaku yang terlibat.

Aktifitas komunikasi akan berlangsung dengan baik, apabila pihak-pihak yang terlibat berkomunikasi (dua orang atau lebih) sama-sama ikut terlibat dan sama-sama mempunyai perhatian yang sama terhadap topik pesan yang dikomunikasikan.

Komunikasi bersifat simbolis Komunikasi pada dasarnya merupakan tindakan yang dilakukan dengan menggunakan lambang-lambang. Lambang yang paling umum digunakan dalam komunikasi antar manusia adalah bahasa verbal dalam bentuk kata-kata, kalimat-kalimat, angka-angka atau tanda-tanda lainnya. Bahasa verbal digunakan untuk keperluan membujuk atau meminta tolong, tentunya akan berbeda dengan bahasa verbal yang dipergunakan untuk memerintah atau memaksa. Perbedaan ini tidak hanya menyangkut kata-kata, tetapi juga nada atau intonasinya. Selain bahasa verbal juga ada lambang-lambang yang bersifat non verbal seperti gestura, warna, sikap duduk, berdiri atau jarak. Penggunaan lambang-lambang non verbal lazimnya dimaksudkan untuk memperkuat arti dari pesan yang disampaikan. Sebagai contoh apabila kita berusaha membujuk seseorang tentang sesuatu hal, tentunya gaya dan sikap kita berbeda dengan apabila kita sedang memerintah atau memarahi orang tersebut. Contoh lainnya adalah apabila kita berbicara dengan pimpinan atau orang yng kita hormati, tentunya sikap duduk atau berdiri dan jarak kita dengan orang tersebut akan berbeda jika kita berbicara dengan kolega atau teman dekat.

Komunikasi bersifat transaksional

Komunikasi pada dasarnya menuntut dua tindakan; memberi dan menerima. Dua tindakan tersebut diperlukan secara seimbang atau proporsional oleh masing-masing pelaku yang terlibat dalam komunikasi. Apa yang kita terima, nilai besar kecilnya tergantung apa yang kita berikan. Pengertian transaksional juga menunjuk pada suatu kondisi bahwa keberhasilan komunikasi tidak hanya ditentukan oleh satu pihak, tapi kedua belah pihak yang terlibat dalam komunikasi. Ini artinya bahwa komunikasi akan berhasil apabila kedua belah pika yang terlibat mempunyai kesepakatan tentang hal-hal yang dikomunikasikan.

Komunikasi menembus faktor ruang dan waktu

Komunikasi menembus faktor waktu dan ruang maksudnya bahwa para peserta atau pelaku yang terlibat dalam komunikasi tidak harus hadir pada waktu serta tempat yang sama. Dengan adanya berbagai produk teknologi komunikasi seperti telepon, faksimili, teleks, video-text dll. Kdua fator tersebut bukan lagi menjadi persoalan dan hambatan dalam berkomunikasi.

Perbedaan Komunikasi dengan publisistik

Di Indonesia perkataan atau istilah komunikasi sering disamakan dengan publisistik. Kedua istilah ini pada dasarnya mempunyai pengertian yang berbeda satu sama lain.

Istilah publisitik berasal dari kata latin “publicare” yang mempunyai arti “menjelaskan kepada penduduk”. Kegiatan-kegiatan publsistik pada awalnya ditujukan pada individu atau kelompok dalam konteks Negara dan sejenisnya, sementara Pokok bahasan ruang lingkup komunikasi membahas mengenai definisi komunikasi dan karakteristik komunikasi.

RUANG LINGKUP KOMUNIKASI

1. DEFINISI KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak).Hovland, Janis & Kelley:1953

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain. Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka dan lain-lain. Berelson dan Stainer, 1964

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan akibat apa atau hasil apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With what effect?) Lasswell, 1960.

Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari yang semula dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih. Gode, 1959
Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego. Barnlund, 1964
Komunikasi adalah suatu proses yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lainnya dalam kehidupan. Ruesch, 1957
Komunikasi adalah seluruh prosedur melalui mana pikiran seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya. Weaver, 1949

KARAKTERISTIK KOMUNIKASI

Memahami pengertian komunikasi dapat diawali dengan memahami beberapa karakteristik dari komunikasi yaitu :

Komunikasi adalah suatu proses

Komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan dan bertahap serta berkaitan satu sama lain dalam kurun waktu tertentu. Sebagai suatu proses, komunikasi tidak statis tetapi dinamis yang selalu mengalami perubahan dan berlangsung terus-menerus. Proses komunikasi melibatkan banyak factor atau unsure. Factor-faktor tersebut antara lain pelaku atau peserta, pesan (meliputi bentuk, isi, dan cara penyajiannya), saluran atau alat yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan, waktu, tempat, hasil atau akibat yang terjadi, serta situasi atau kondisi pada saat berlangsungnya proses komunikasi.

Komunikasi adalah upaya yang disengaja dan punya tujuan

Komunikasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara sadar, disengaja serta sesuai dengan tujuan atau keinginan dari pelakunya. Sadar dalam arti kegiatan komunikasi yang dilakukan seseorang sepenuhnya berada dalam kondisi mental psikologis yang terkendalikan atau terkontrol bukan dalam keadaan mimpi. Disengaja artinya komunikasi yang dilakukan memang sesuai dengan kemauan dari pelakunya dan tujuan menunjuk pada hasil atau akibat yang ingin dicapai. Tujuan komunikasi mencakup banyak hal dan tergantung keinginan atau harapan dari masing-masing pelakunya.

Komunikasi menuntut adanya partisipasi dan kerjasama dari para pelaku yang terlibat.

Komunikasi bersifat simbolis

Komunikasi pada dasarnya merupakan tindakan yang dilakukan dengan menggunakan lambang-lambang. Lambang yang paling umum digunakan dalam komunikasi antar manusia adalah bahasa verbal dalam bentuk kata-kata, kalimat-kalimat, angka-angka atau tanda-tanda lainnya. Bahasa verbal digunakan untuk keperluan membujuk atau meminta tolong, tentunya akan berbeda dengan bahasa verbal yang dipergunakan untuk memerintah atau memaksa. Perbedaan ini tidak hanya menyangkut kata-kata, tetapi juga nada atau intonasinya. Selain bahasa verbal juga ada lambang-lambang yang bersifat non verbal seperti gestura, warna, sikap duduk, berdiri atau jarak. Penggunaan lambang-lambang non verbal lazimnya dimaksudkan untuk memperkuat arti dari pesan yang disampaikan. Sebagai contoh apabila kita berusaha membujuk seseorang tentang sesuatu hal, tentunya gaya dan sikap kita berbeda dengan apabila kita sedang memerintah atau memarahi orang tersebut. Contoh lainnya adalah apabila kita berbicara dengan pimpinan atau orang yng kita hormati, tentunya sikap duduk atau berdiri dan jarak kita dengan orang tersebut akan berbeda jika kita berbicara dengan kolega atau teman dekat.

Komunikasi bersifat transaksional

Komunikasi menembus faktor ruang dan waktu

Perbedaan Komunikasi dengan publisistik

Di Indonesia perkataan atau istilah komunikasi sering disamakan dengan publisistik. Kedua istilah ini pada dasarnya mempunyai pengertian yang berbeda satu sama lain.

memepunyai pengertian yang lebih luas karena mencakup berbagai konteks kehidupan.

komunikasi memepunyai pengertian yang lebih luas karena mencakup berbagai konteks kehidupan.

5 b. Komunikasi Menurut Aliran Informasi

Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi, adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang diinginkan.

Dalam organisasi Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah cara-cara untuk memperoleh informasi dan berbagi informasi pada rekan kerja baik itu menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi, intranet, dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan bisa jadi cara ini menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual.

Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.

Distribusi informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk menjalankan rencana komunikasi dan merespon permintaan-permintaan (yang seringkali tidak disangka) akan informasi tertentu.

Mekanisme aliran informasi

Mekanisme informasi dapat mempengaruhi guna informasi itu sendiri saat informasi yang dibutuhkan tidak didapat tepat pada waktunya. Satu-satunya yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasi ini adalah dengan adanya Rencana Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan).

6 b. Komunikasi Menurut Jaringan Kerja

Di dalam organisasi atau perusahaan komunikasi akan terlaksana menurut system yang ditetapkannya dalam jaringan kerja.

Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi:

komunikasi jaringan kerja rantai

komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal

komunikasi jaringan kerja lingkaran

komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran. Saluran komunikasi lebih singkat dan merupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai.

komunikasi jaringan bintang

komunikasi ini terjadi melalui satu sentral dan saluran yang dilalui lebih pendek.

7 b. Komunikasi Menurut Peranan Individu

Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain.

Komunikasi antar individu dengan individu yang lain.

Komunikasi ini terlaksana baik secara nonformal maupun informal, yang jelas individu yang tertindak sebagai komunikator harus mampu mempengaruhi perilaku individu yang lain.

Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas

Komunikasi ini terjadi karena individu yang dimaksud memiliki kemampuan yang tinggi untuk mengadakan hubungan dengan lingkungan yang lebih luas.

Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih

Dalam komunikasi ini individu berperan sebagai perantara antara dua kelompok atau lebih, sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk menjadi penyelaras yang harmonis.

8 b. Komunikasi Menurut Jumlah yg Berkomunikasi

Komunikasi selalu terjadi diantara sesama manusia baik itu perorangan maupun kelompok. Oleh karena itu jumlah berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat dibedakan sebagai berikut.

Komunikasi perorangan

Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga. Dalam komunikasi ini dapat dilaksanakan secara langsung maupun lewat telepon namun tetap terjadi secara perseorangan.

2. Komunikasi kelompok

Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah = masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok,. Maka komunikasi kelompok nampak lebih terbuka bila dibanding dengan komunikasi perorangan.

Refrensi

E learning gunadarma komunikasi bisnis
www.google.com
Pusat pengembangan bahan ajar UMB I Nyoman Yoga Segara komunikasi organisasi
Modul pengantar ilmu komunikasi UNIVERSITAS MERCUBUANA (Ahmad Mulyana,M Si
http://cafe-ekonomi.blogspot.com/
bolog by ido tobing